Como implantar a modalidade home office com segurança

Como implantar a modalidade home office com segurança

Com a pandemia de coronavírus, o home office se tornou uma realidade para muitas empresas no Brasil. O principal motivo é a  orientação da a Organização Mundial de Saúde (OMS) para contenção do contágio: evitar aglomerações de pessoas. 

Assim, adaptar rotinas para a modalidade remota, com trabalho home office, é a melhor alternativa para empresas que permitem a adoção desta modalidade. Mas, por ainda não ser uma cultura organizacional forte em nosso país, a modalidade é novidade para muitas empresas e muitos profissionais que não sabem como se adaptar a esse novo formato.

Por isso é preciso atentar a detalhes para implementar este formato com segurança. Neste artigo, vamos abordar como implementar o home office em sua empresa, usando meios que irão beneficiar o seu negócio. 

O que é preciso para adotar uma política de home office?

Para começar, você precisa verificar se o seu negócio permite que as atividades sejam realizadas pelos colaboradores em casa. Há vários tipos de serviços que podem ser desenvolvidos, como de designers, jornalistas, redatores, tradutores, atendentes, entre outros.

Então é fundamental avaliar se sua empresa pode se encaixar neste regime. Caso seja confirmado, você pode passar para a próxima etapa, que é a questão da estrutura. Afinal, o home office só funciona se tiver os equipamentos necessários para os seus colaboradores produzirem.

Uma estrutura essencial inclui computador, telefone, suportes para o caso de laptops, celular corporativo, fone de ouvido, cadeira própria para trabalho home office, bloco para anotações, entre outros. 

Sinal de internet de qualidade

Não adianta nada uma estrutura toda montada se não houver um sinal com internet de qualidade. Caso contrário, há poucas chances do trabalho em home office ser realizado com sucesso.

Por isso contrate uma empresa que ofereça um bom serviço de internet para a sua empresa e que consiga manter a qualidade do sinal para todos os funcionários que trabalham home office. Feche um bom pacote para incluir uma boa assistência técnica em casos de quedas e pesquise qual a melhor velocidade necessária para as atividades e se certifique que a conexão seja estável para o trabalho remoto.

Antivírus

E instalar um antivírus é fundamental para a segurança no seu home office. Pois muitos hackers se aproveitam do excesso de informações, em especial do coronavírus, para enviar arquivos com programas maliciosos para roubo de dados. 

Então diante deste cenário, identificar o melhor antivírus para home office deve ser sua lista de prioridade. Uma modalidade gratuita de antivírus bem seguro para a sua empresa é da Sophos Home.

O serviço atua contra os malware, vírus, ransomware, e sites inapropriados. 

VPN

Outra medida indicada para os empresários é a contratação de uma Rede Privada Virtual (VPN). Já que este serviço garante a segurança da conexão e a confidencialidade das informações trocadas. Assim, sem expor dados importantes dos seus negócios. 

VPN, em inglês, Virtual Private Network, são muito utilizadas pelas grandes organizações, especialmente em casos de trabalho remoto, para se conectar à estrutura interna mesmo estando longe.

Telefonia VOIP

O sistema de telefonia VOIP está ganhando espaço em muitas empresas. Esta tecnologia proporciona economia em custos, mobilidade e variedade de serviço. No Brasil, há diversas empresas que prestam o serviço VoIP. 

Mas antes de escolher qual você vai trabalhar, é importante pesquisar nos sites sobre os planos e as condições oferecidas.

Para o seu computador ou celular corporativo é recomendado instalar aplicativos semelhantes a um discador, com um teclado de telefone, que permite fazer as ligações VOIP. 

Webmail

Implantar um webmail para a sua empresa também é uma boa opção de segurança dos dados. Pois diferente do e-mail tradicional, que armazena dados em programas específicos, o acesso a esta plataforma pode ser partilhado na internet.

Assim, tanto você quanto os colaboradores podem ter acesso a informações e dados importantes do negócio. 

Aditivo de aceite

Ao implementar o home office em sua empresa, você pode negociar aditivos nos contratos com seus funcionários para definir regras para o trabalho remoto. E os contratos precisam expor com clareza a  legislação trabalhista necessária e as condições do trabalho remoto.

Políticas do home office

A empresa deve criar uma política de home office, estipulando regras, aos colaboradores e alinhando ferramentas para melhor desempenho do trabalho.  E isso deve ser feito com o mapeamento do perfil dos profissionais, condições de trabalho, metas e prazos, entre outros pontos.

Gestão de equipes em atividade remota no Home Office

Mesmo com a adoção do home office emergencial, devem ser mantidas as condições de trabalho. Com isso, a jornada de trabalho deve ser cumprida de acordo com a estabelecida pela empresa.

O gerenciamento de equipes remota, diminui custos nos processos. Por isso, adote métodos online e softwares colaborativos para um trabalho remoto conjunto. A gestão deve 

garantir uma conexão positiva entre os colaboradores.

O empresário deve também ter controle no registro de ponto eletrônico dos colaboradores, que pode ser feito através de um aplicativo.

No home office, também é preciso desenvolver um procedimento de comunicação digital alinhado entre gestores e funcionários. Usar ferramentas de contato e de mensagens diretas, além de programas de conferências online, é essencial. 

E faça o registro de comunicação de seu time, pois isso é importante no home office. E isso inclui as gravações de reuniões por vídeos. Este tipo de microinterações são cruciais para facilitar a comunicação e tomada de decisões.  

Conciliar a rotina de líder com as atividades do escritório, sem descuidar do controle de processos e prazos é fundamental no trabalho remoto. E no momento em que o isolamento social é necessário, a tecnologia é uma grande aliada ao seu negócio. 

Com a internet, você deve ter o controle de todos os processos na empresa, que inclui a rotina dos colaboradores, de forma remota, como andam as atividades e cumprimento de tarefas e prazos. 

Além disso, há a possibilidade de você receber um feedback dos clientes, e avaliar a satisfação de seus serviços. Mesmo remotamente, a informação junto ao cliente faz a diferença.

Segurança da Informação

Sem dúvida, outro ponto importante o home office é manter a segurança da informação. Já que ninguém está imune aos riscos de ser vítima do vazamento de informações. 

Assim, aposte em ferramentas com o acesso a nuvem, pois dessa forma as informações e a segurança de arquivos na sua equipe é ampliada. O OneDrive é a ferramenta mais conveniente para usuários de Windows 10. Outra opção é o Google Drive, que oferece 15 GB gratuitos.

Outra aposta de segurança para o home office de sua empresa é backup automático, que, atualmente, é realizado pela computação em nuvem. E no trabalho remoto esse item é essencial. 

Um dos benefícios do backup automático é exatamente não permitir a interrupção das operações corporativas em caso de pane na rede ou nos servidores físicos.

Criptografia e segurança de dados

A criptografia garante a segurança das informações em processos de transmissão, assegurando que não aconteçam interceptações externas na sua empresa. 

Assim, as informações são enviadas por meio de algoritmos, de modo que sejam inacessíveis e inelegíveis por quem tiver interesse em capturá-las. Desta forma, a invasão se torna mais difícil.

Cumprimento à LGPD

A lei geral de proteção de dados pessoais (LGPD) foi sancionada por Michel Temer e passará a viger em agosto de 2020. 

Ela surge em um cenário de frequentes eventos de exposição irregular de dados pessoais e desvio de finalidade das informações disponibilizadas por clientes e usuários. Por isso, o seu cumprimento se faz necessário.

A nova lei brasileira alterou o marco civil da Internet (lei 12.965/14) e dita a forma como se deve dar o tratamento de dados pessoais disponibilizados por clientes e usuários, inclusive nos meios digitais.

E como vimos neste artigo, se atentar para a segurança é fundamental para o sucesso no home office de sua empresa. Assim, especialize seu time de TI para lidar com segurança com esta nova modalidade de trabalho que vai se tornar uma realidade no Brasil. 

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